Trưởng nhóm vận hành kho và in ấn là vị trí then chốt trong chuỗi vận hành của công ty sách WEUPBOOK,

• Điều phối và kiểm soát xuất nhập tồn kho tại kho nội địa (Việt Nam) và kho thị trường nước ngoài (quản lý từ xa).
• Lập kế hoạch, đặt lệnh và theo dõi tiến độ in ấn với nhà in trong nước và nhà in nước ngoài.
• Phân tích dữ liệu bán hàng để dự báo nhu cầu tái bản, đề xuất số lượng in hợp lý, tránh tồn đọng hoặc hết hàng.
• Vận hành trơn tru quy trình xử lý đóng gói và đi đơn trên các kênh bán hàng (sàn TMĐT, Facebook, đơn đại lý…)

 

1. Quản lý tồn kho nội địa

• Theo dõi, kiểm soát xuất nhập tồn kho toàn bộ đầu sách hàng ngày.
• Duy trì mức tồn kho tối thiểu theo chuẩn vận hành.
• Điều phối lịch nhập hàng từ nhà in để đảm bảo không gián đoạn việc đi đơn.
• Rà soát định kỳ các đầu sách tồn lâu, phối hợp với MKT đánh giá và đề xuất dừng bán hoặc xử lý hàng tồn.
• Duy trì kho gọn gàng, khoa học: sắp xếp theo chuẩn, đảm bảo sách không bị xước, hư hỏng.

 

2. Quản lý tồn kho thị trường nước ngoài (Remote)

• Theo dõi xuất nhập tồn tại các kho nước ngoài thông qua hệ thống báo cáo và công cụ nội bộ.
• Cân đối giữa tốc độ bán hàng và lượng tồn để đề xuất kế hoạch in bổ sung hàng hoặc dừng bán.
• Làm đầu mối liên lạc với đối tác kho hoặc nhà in nước ngoài qua email/chat công cụ quốc tế.
• Báo cáo định kỳ tình trạng tồn kho quốc tế cho Ban Giám đốc.

 

3. Lập kế hoạch & đặt lệnh in ấn

• Tính toán nhu cầu in dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế và xu hướng, đề xuất số lượng in phù hợp với từng đầu sách.
• Làm việc trực tiếp với nhà in trong nước và nước ngoài: yêu cầu báo giá, đặt lệnh, theo dõi chất lượng và tiến độ giao hàng.
• Phối hợp với phòng MKT trước khi quyết định in.

 

4. Dự báo & đề xuất in ấn

• Phân tích số liệu bán hàng theo ngày/tuần/tháng từ các kênh để xây dựng mô hình dự báo in ấn.
• Đề xuất kế hoạch in ấn bao gồm đầu sách cần in, số lượng đề xuất, lý do, rủi ro tồn đọng.
• Cảnh báo sớm các đầu sách có nguy cơ hết hàng, phối hợp đẩy nhanh tiến độ in.

 

5. Vận hành xử lý đơn hàng

• Đăng đơn và xử lý đơn hàng từ các sàn TMĐT: Shopee, Tiki, Lazada, TikTok Shop…
• Phối hợp với nhân sự kho đóng đơn theo lô, kiểm tra đối chiếu số lượng trước khi bàn giao vận chuyển.
• Quản lý lịch lấy hàng theo từng đơn vị vận chuyển.
• Xử lý đơn đại lý: kiểm tra tồn kho, chuẩn bị hàng, điều phối vận chuyển với các đại lý lớn .
• Xử lý hàng hoàn: bắn mã, đối chiếu theo sàn & đơn vị vận chuyển hàng tháng, phân loại sách xấu để không đưa vào đơn mới.
• Theo dõi và xử lý đơn tồn lâu ngày, làm việc với đơn vị vận chuyển qua các các kênh làm việc, yêu cầu bồi hoàn khi cần.

 

6. Báo cáo

• Cập nhật số liệu tồn kho, đơn hàng, tiến độ theo quy định của công ty.
• Tham gia họp vận hành định kỳ, báo cáo tình trạng kho, kế hoạch in và các vấn đề phát sinh.

Trình độ & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Logistics, Quản trị Kinh doanh, Xuất bản, Thương mại hoặc tương đương.
• Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm trong quản lý kho, vận hành sàn TMĐT hoặc ngành xuất bản/in ấn.
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc với nhà in, nhà phát hành sách, hoặc vận hành kho sách.

 

Kỹ năng chuyên môn

• Thành thạo Google Sheets / Excel: tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo tồn kho, phân tích số liệu bán hàng.
• Có khả năng làm việc với phần mềm quản lý đơn hàng (Pushsale/Sandbox hoặc tương đương – sẽ được đào tạo).
• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (đọc/viết email đặt hàng với nhà in nước ngoài). Ưu tiên ứng viên có tiếng Anh tốt.
• Hiểu biết cơ bản về quy trình in ấn (offset, kỹ thuật số, lò xo...) là lợi thế.

 

Kỹ năng mềm & Tính cách

• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tư duy hệ thống – đặc biệt quan trọng khi đối chiếu số liệu tồn kho và đơn hàng.
• Chủ động, không chờ được nhắc – tự theo dõi tồn kho, chủ động cảnh báo và đề xuất phương án.
• Khả năng quản lý thời gian tốt, xử lý nhiều đầu việc song song trong môi trường có nhịp độ cao.
• Giao tiếp rõ ràng, phối hợp hiệu quả với nhà in, đơn vị vận chuyển, MKT và kế toán.
• Chịu được áp lực trong các giai đoạn cao điểm (phát hành sách mới, lễ/Tết, Flash Sale...).
• Biết sử dụng AI trong công việc hàng ngày.